Stellwerk führt die Zahlen eines Autohausbetriebs an einer Stelle zusammen und rechnet daraus Liquidität, Spartenergebnisse und Planung fort — bis hinunter auf das einzelne Fahrzeug, bis hinauf zu dem Bericht, den Bank und Hersteller sehen wollen.
Zahlenplanung, Tagesliquidität, Bankauszüge, Spartenzahlen, Stundenlisten — jede Welt für sich gepflegt, jede mit eigenem Stand. Die Frage „Wie viel Luft haben wir auf der Linie — heute?" ist nur mit Aufwand zu beantworten, und nie mit Sicherheit. Und wenn die Bank eine belastbare Vorschau verlangt, beginnt jedes Mal dieselbe Fleißarbeit von vorn.
Kein Betrieb stellt sein DMS um, damit ein Auswertungssystem zufrieden ist. Stellwerk nimmt die Unterlagen, die ohnehin anfallen — Kontoauszüge, Planungsmappen, DMS-Exporte, Summen- und Saldenlisten — und führt sie in fünf Stufen in eine gemeinsame Zahlenwelt.
Unterlagen ablegen, wie sie sind. Ohne Sortieren, ohne Umbenennen — auch mehrere Dateien auf einmal.
Das System erkennt Art der Unterlage, Zeitraum und Werte. Mehrblättrige Mappen werden blattweise gelesen.
Abgleich auf Dubletten, Zeitraum-Überschneidungen und Plausibilität. Das Ergebnis erscheint als Vorschau.
Erst auf Freigabe. Jede übernommene Zeile bleibt mit ihrem Quelldokument verbunden — und ist vollständig rückholbar.
Liquidität, Soll-Ist und Kennzahlen rechnen sich neu. Eine zweite Eingabe an anderer Stelle entfällt.
Zu jedem Wert ist das zugrunde liegende Dokument hinterlegt. Jede Übernahme bleibt rückholbar — einschließlich aller daraus abgeleiteten Zeilen.
Fehlen Daten, weist das System die Lücke aus, statt sie zu füllen. Eine Auswertung auf veralteter Grundlage wird als solche gekennzeichnet.
Das System liest, prüft und meldet selbstständig. Verändert wird erst, wenn ein Mensch bestätigt hat — und jeder Vorgang wird aufgezeichnet.
Geschäftsführung, Bereichsleitung, Bank, Hersteller: Der Datenumfang folgt der Rolle. Was nicht freigegeben ist, wird gar nicht erst übertragen.
Alle zahlungswirksamen Vorgänge laufen in einer Wochenrechnung zusammen: Ein- und Ausgänge je Kalenderwoche, Saldo fortgeschrieben, gegen die verfügbare Kreditlinie gestellt. Dreizehn Wochen weit, rollierend — der Zeitraum, in dem ein Betrieb wirklich steuern kann, und der Bericht, den Banken sehen wollen.
saldo(w) = saldo(w−1) + ein(w) − aus(w)Fortschreibung je Kalenderwoche. Startwert ist der letzte geprüfte Kontostand aus den Bankbuchungen.
freie_linie(w) = rahmen − |saldo(w)|Der noch nicht in Anspruch genommene Teil der Kontokorrentlinie — die Zahl, nach der im Bankgespräch gefragt wird.
reichweite = Wochen bis zur UnterdeckungMeldung ergeht schon, wenn die Fortschreibung innerhalb des Horizonts in die Unterdeckung läuft — nicht erst, wenn es so weit ist.
Freie Linie und Reichweite über den Schwellen. Die Schwellen sind je Betrieb einstellbar.
Die Linie trägt noch, der Verlauf verlangt Aufmerksamkeit.
Unterdeckung im Betrachtungszeitraum — mit Frühwarnung, solange noch Zeit zum Handeln ist.
Datenlage veraltet. Ein System, das auf alten Zahlen Grün meldet, ist gefährlicher als eines, das schweigt.
Tagesliquidität für die Disposition, 13 Wochen für die Steuerung, Jahresplanung für das Soll-Ist, Zweijahresplanung für Hersteller und Finanzierer — alle aus denselben geprüften Beständen.
Stückzahlen, Umsatz und Bruttoertrag je Segment als Ziel und Ist. Jedes Fahrzeug trägt gebundenen Betrag, Standzeit und Zinslast — und wird bei Auslieferung automatisch zum Zahlungseingang in der richtigen Woche.
Anwesenheits-, Leistungs- und Auslastungsgrad plus Erlösgrößen je Durchgang — getrennt gerechnet, damit sichtbar wird, ob ein Problem in der Werkstatt liegt oder im Auftragseingang.
Eigene Werkstatt, Tresen, Gesamt — nur die Trennung erlaubt es, Service und Teiledienst getrennt zu beurteilen. Lagerwert und Reichweite fließen in die Liquiditätsbetrachtung ein.
Sofortmeldung bei kritischer freier Linie, Warnung bei Unterdeckung im Horizont, bei veralteter Datenlage, bei Quellkonflikten und liegen gebliebenen Übernahmen.
13-Wochen-Bericht für die Hausbank, Jahres- und Zweijahresplanung, Sparten-, Produktivitäts- und Bestandsbericht — erzeugt aus den geprüften Beständen, jeder mit ausgewiesenem Datenstand.
Zugänge gehören zu genau einer Rolle und genau einem Betrieb. Das Modell ist eine Positivliste: Was nicht ausdrücklich freigegeben ist, ist gesperrt — interne Vermerke und Einschätzungen werden an externe Zugänge gar nicht erst übertragen.
| Rolle | Datenumfang | Fahrzeugebene | Interne Vermerke |
|---|---|---|---|
| Geschäftsführung | alle Sparten und Standorte des Betriebs | vollständig | ja |
| Bereichsleitung | die eigene Sparte, alle Standorte | eigene Sparte | nein |
| Hausbank | ausschließlich der vereinbarte Bankbericht | nur im Bericht | nein |
| Hersteller | Spartenplanung und Zielerreichung im geforderten Aufbau | nein | nein |
| Berater | Arbeitsebene: Maßnahmen, Klärungen, Auffälligkeiten | vollständig | ja |
Rund 42 Millionen Euro Jahresvolumen, drei Sparten, angespannte Lage, Bank eingebunden. Umgestellt im laufenden Betrieb — der Betrieb bleibt anonym, die Zahlen sind echt.
Mit den aktuellen Ist-Zahlen stand die freie Linie um 91.000 Euro höher als die alte Hochrechnung zeigte. Das System hat kein Geld verdient — es hat sichtbar gemacht, was da war. Wer die eigene Lage nicht kennt, verhandelt mit der Bank schlechter, als er müsste.Fallbericht anfordern
Kein Systemwechsel, keine Umstellung der Buchführung, kein Projektjahr. Die Einführung folgt fünf Schritten — begleitet von Menschen, die Autohäuser kennen.
Welche Quellen liegen in welchem Format vor, in welchem Turnus, aus welchem System.
Betrieb, Standorte, Sparten, Kreditrahmen, Zinsstaffel und Verrechnungssätze hinterlegen.
Aufnahme der zurückliegenden Perioden, damit Vergleichswerte und Durchschnitte vorliegen.
Errechnete Werte gegen die bisherige Auswertung stellen, jede Abweichung klären.
Wöchentlich die Bankdaten, monatlich die Sparten- und Stundendaten — dieselbe Ablage wie bisher, nur mit einem Empfänger statt elf Tabellen.
Wir führen das System nicht im Schnelldurchlauf am Bildschirm vor. Wir schicken Ihnen die Systembeschreibung — zwölf Seiten, die Aufbau, Rechenwege und Rechtemodell so beschreiben, dass Sie sie Ihrem Steuerberater und Ihrer Bank vorlegen können. Auf Wunsch dazu der Fallbericht aus der Einführung.
Wenn die Unterlage Fragen aufwirft, sprechen wir — über Ihren Betrieb, nicht über Software.
Gregor Badstieber · Klaus-D. Stotzem